Pré formation

Examen de niveau

PENDANT LA FORMATION

Programme de formation : Assistant(e) de direction

✅ Module 1 : Le rôle et les responsabilités de l’assistant(e) de direction

• Présentation du rôle clé de l’assistant(e) de direction dans une organisation.
• Les différentes fonctions de l’assistant(e) de direction : organisation, communication, gestion de l’agenda, coordination.
• La relation avec les différents services de l’entreprise et avec la hiérarchie.
• Les compétences requises pour exercer ce métier avec efficacité.

✅ Module 2 : La gestion de l’agenda et des priorités

• Organisation et gestion de l’agenda d’un dirigeant.
• Planification des réunions, déplacements et rendez-vous.
• Techniques de gestion des priorités : hiérarchisation des tâches urgentes et importantes.
• Utilisation des outils numériques pour une gestion optimisée (agenda électronique, applications de gestion du temps).

✅ Module 3 : La prise de notes et la rédaction de comptes rendus

• Techniques de prise de notes efficace lors des réunions.
• La rédaction de comptes rendus clairs et précis, adaptés au public cible.
• Synthèse et présentation des éléments clés des réunions ou des décisions.
• La gestion de l’information et l’archivage des documents pour une consultation rapide.

✅ Module 4 : La gestion de la communication interne et externe

• L’organisation de la communication avec les différents services de l’entreprise.
• La gestion des relations avec les partenaires externes, les clients et les fournisseurs.
• La rédaction d’e-mails professionnels et de courriers officiels.
• L’interface entre la direction et les collaborateurs.

✅ Module 5 : La gestion des déplacements et des voyages professionnels

• Planification des déplacements professionnels : réservations de transports et d’hébergement.
• Organisation de voyages d’affaires : itinéraires, visas, budgets.
• Gestion des aspects administratifs liés aux voyages professionnels (notes de frais, remboursements).
• Suivi des dossiers de voyage et préparation des documents nécessaires.

✅ Module 6 : La gestion administrative et organisationnelle

• La gestion des documents administratifs : classement, archivage, numérisation.
• La gestion des fournitures de bureau et des équipements nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.
• Le rôle dans la préparation des dossiers administratifs pour la direction.
• La mise en place de systèmes d’organisation efficaces pour fluidifier les processus.

✅ Module 7 : La gestion de projets et la coordination d’équipes

• Techniques de gestion de projet : planification, suivi des délais, coordination des tâches.
• L’assistant(e) de direction comme facilitateur(trice) dans la coordination des projets.
• Outils de gestion de projet numériques : Trello, Asana, Microsoft Teams, etc.
• La communication avec les équipes pour garantir le bon déroulement des projets.

✅ Module 8 : La confidentialité et la gestion de l’information sensible

• Les enjeux de la confidentialité dans le cadre du métier d’assistant(e) de direction.
• La gestion des informations sensibles et des documents confidentiels.
• Les règles éthiques et légales liées à la gestion des informations personnelles et professionnelles.
• Mise en place de systèmes sécurisés pour le stockage et la transmission d’informations sensibles.

✅ Module 9 : La relation avec la hiérarchie et la gestion des priorités

• Comprendre les attentes du manager et ajuster son travail en conséquence.
• Techniques pour faire face aux demandes urgentes et aux priorités changeantes.
• L’art de la gestion des situations conflictuelles ou stressantes avec la hiérarchie.
• La communication ascendante : savoir remonter l’information utile à la direction.

✅ Module 10 : Développement personnel et gestion du stress

• Les compétences relationnelles et émotionnelles à développer pour être un(e) assistant(e) efficace.
• Techniques de gestion du stress et de l’équilibre vie professionnelle / vie privée.
• L’amélioration de l’estime de soi et de la confiance en soi dans le cadre professionnel.
• Le développement de la résilience face aux situations de crise ou de surcharge de travail.